Monitoring dan Evaluasi BTKL Palembang

Dalam sebuah organisasi setelah P1 (Perencanaan) dibuat, kegiatan dilaksanakan (P2) maka selayaknya dituntaskan dengan P3 (Monitoring dan Evaluasi). Dengan monitoring dan evaluasi (MONEV) akan diketahui berapa persen dari perencanaan yang tercapai dan bila tidak tercapai apa kendalanya. Hasil inilah yang akan jadi landasan dalam penyusunan program ditahun berikutnya. Benar begitu bukan?

Monitoring adalah pengumpulan informasi secara terus menerus dan teratur yang akan membantu menjawab pertanyaan mengenai proyek atau kegiatan.Monitoring membantu mengingatkan ketika terjadi sesuatu yang salah dan membantu agar pekerjaan tetap pada jalurnya.Monitoring bertujuan meningkatkan efektifitas dan efisiensi dari sebuah proyek atau organisasi, dan didasarkan pada sasaran dan rencana kegiatan yang sudah ditentukan. Monitoring memungkinkan kita untuk untuk menentukan apakah sumber daya kita telah mencukupi dan telah digunakan dengan baik dan menjadi dasar yang berguna untuk evaluasi apakah kapasitas kita telah layak dan cukup, apakah kita telah benar-benar melakukan apa yang telah direncanakan.

Evaluasi adalah melihat apa yang telah dilakukan,apa yang telah dicapai dan bagaimana mencapainya.Evaluasi adalah perbandingan antara dampak nyata dari proyek dengan perencanaan strategis yang disepakati. Evaluasi bisa bersifat formatif yaitu dilakukan ditengah berlangsungnya proyek atau organisasi agar tejadi perbaikan. Evaluasi juga bersifat sumatif yaitu mengambil pelajaran dari suatu proyek yang sudah selesai.

Kepala BTKL PP Palembang, 
Bapak Dr. Amar Muntaha, SKM, M.Kes

MC dan Tim dari P2PL Jakarta.

Disela acara, serius dan mesem-mesem?

Yang megang duet, orang belakang layar :D

Tujuan Evaluasi ada 2:

a) Untuk pembelajaran dan pengembangan

Ini tentang apa yang terjadi dan mengapa, apa yang bisa dan tidak bisa dikerjakan,serta apa yang menjadi kekuatan dan kelemahan proyek.

b) Sebagai bentuk pertanggung jawaban (untuk menunjukkan kepada pihak lain bahwa kita telah bekerja dengan baik).

Lembaga donor ingin mengetahui apakah proyek telah selesai dikerjakan atau tidak, apakah perlu dilanjutkan atau tidak. Banyak proyek harus menanggapi permintaan ini supaya bias bertahan.
 

Monev bukanlah sulap yang secara ajaib dapat menghilangkan masalah begitu saja, tetapi harus melalui usaha yang keras. Monev juga bukan solusi tapi merupakan alat yang sangat berguna. 

Secara keseluruhan Monev dapat:

1. Membantu mengenali masalah dan penyebabnya

2. Memberi saran tentang solusi yang paling mungkin bagi masalah yang ada.

3. Memunculkan pertanyaan mengenai asumsi-asumsi dan strategi,

4. Mendorong untuk mereflexikan arah untuk melangkah dan bagaimana cara untuk melangkah

5. Memberi informasi dan gagasan,

6. Mendorong untuk menindaklanjuti informasi dan gagasan tersebut,

7. Memungkinkan pelaku untuk akan membuat perubahan positif.
 

Membedakan antara Monitoring dan Evaluasi:

Kita harus dapat membedakan monitoring dan evaluasi walaupun keduanya dapat dikerjakan bersama-sama. 
Contoh : semua organisasi pasti menyimpan rekaman dan catatan, pembahasan apa yang telah mereka kerjakan.  

Pemeriksaan ini disebut monitoring apabila informasi dikumpulkan secara rutin dan sistematis dan sesuai rencana.

Informasi tersebut dapat berupa informasi tentang kegiatan pelayanan, pengguna jasa, maupun tentang faktor-faktor.luar yang mempengaruhi organisasi atau proyek.. Informasi ini dikumpulkan dalam waktu tertentu misalnya : harian, bulanan, atau kuartalan.

Informasi tersebut diibutuhkan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan:

· Seberapa baik pekerjaan yang kita lakukan?

· Apakah kita melakukan hal yang tepat?

· Perubahan apa yang bisa kita buat?

Pada saat titik ini sebenarnya kita juga sedang memulai evaluasi.

Dibanyak organisasi monev dipersyaratkan oleh lembaga donor sebagai alat manajemen, karena pemilik uang ingin mengetahui sejauh mana penggunaan dana telah dilakukan dan sejauh mana kejujuran dari pelaku dilapangan dapat dipercaya. Dan yang lebih penting lagi adalah apakah kegiatan ini telah berhasil membawa dampak perubahan perilaku yang diharapkan?

Secara umum monev digunakan ketika :

• Membuat system pengumpulan data saat fase perencanaan proyek atau organisasi.

• Perhatian pada efektifitas dan efesiensi kerja.

• Ketika mencapai suatu tahap dalam proyek, atau dalam perjalanan organisasi, ketika kita berfikir evaluasi maka akan sangat berguna untuk melihat apakah pekerjaaan membawa dampak.

• Donor meminta evaluasi eksternal terhadap organisasi dan atau pekerjaan.

Syarat Monitoring dan Evaluasi: 
1. Untuk melihat perkembangan dan capaian program
2. Menyepakati tujuan yang ingin dicapai dan manfaat yang diharapkan 
3. Membuat kesepakatan prinsip-prinsip yang ingin dicapai.

Jadi monev harus menjadi bagian dari perencanaan kerja paling awal, karena akan sangat sulit untuk kembali keawal dan menyusun system monitoring dan evaluasi setelah pekerjaan berjalan. Sejak awal kita perlu mengumpulkan informasi mengenai kinerja yang berhubungan dengan target yang ingin dicapai.

Caranya :

Semua yang terlibat dalam monev pertama-tama harus membuat rencana kerja yang digambarkan apa yang ingin dicapai dan bagaimana cara pencapaiannya. Rencana kerja tersebut juga harus menyatakan dengan jelas peran dan tanggung jawab, serta tempat dan batas waktu masing-masing.
 

Sebuah rencana kerja yang jelas terdiri dari:

1. Perubahan yang harus dicapai

2. Keluaran yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan

3. Kegiatan apa saja yang harus dilakukan

4. Siapa yang betanggung jawab

5. Siapa yang terlibat

6. Kapan dan dimana kegiatan akan dilakukan

7. Apa bahan-bahan yang diperlukan.
 

Menyepakati Tujuan

Seringkali monev diawasi oleh pihak luar. Hal pertama yang paling penting adalah setiap pihak harus sepakat dengan tujuan dan manfaat yang diharapkan dari suatu proyek. 

Secara umum tujuan monev harus mencakup dua hal mendasar yaitu:

Belajar dari pengalaman

• Secara terus menerus mencari “pembelajaran baru” dari apa yang sedang dikerjakan.


• Untuk meningkatkan efektifitas kinerja berdasarkan tujuan yang telah disepakati;


• Untuk meningkatkan efisiensi kinerja, seperti tepat waktu, tidak melebihi batas anggaran, tidak boros dalam menggunakan sumber daya yang ada;


• Melihat secara jelas penyebab dari keberhasilan dan kegagalan kegiatan.


• Saling bertukar pengalaman yang relevan antar orang, kelompok, desa, maupun lembaga.

Bertanggung jawab

• Memberikan jawaban yang jujur dan terbuka kepada masyarakat yang ingin mengetahui akuntabilitas program;


• Siap menghadapi tantangan dan luwes dalam menghadapi orang lain jika pekerjaan dinilai orang lain tidak sesuai nilai-nilai yang disepakati


• Mampu dan harus tertantang untuk meningkatkan akuntabilitas.

Penyajian Hasil Monitoring dan Evaluasi

Biasanya yang bertanggung jawab untuk mendokumnetasikan hasil-hasil monitoring dan evaluasi adalah penggagas dan pemilik proyek, peneliti, atau ahli lapangan lainnya.

Laporan harus memuat:

• Penjelasan dari kegiatan apa yang terjadi saat pelaksanaan program.
•  Ketidaksesuaian dan perbedaan antara rencana dengan pelaksanaan.
•  Alasan terjadinya perbedaan tersebut.
•  Cara untuk mengatasi perbedaan tersebut.

Sebagaimana di tempat lain, kantor kami, BTKL PP Palembangpun melakukannya. Dan akhir tahun 2012 ini acara  dilaksanakan pada hari Selasa di Peninsula, Kenten. Acara dihadiri oleh hampir semua warga kantor, bahkan mendatangkan TIM dari P2PL Pusat. 

Semua bidang dibahas, tata usaha berikut kepegawaian yang sudah banyak perubahan diharapkan makin baik lagi. Pelayanan makin maju dan senantiasa melaksanakan pelayanan prima sehingga pelanggan makin berdatangan. Surveilan Epidemiologi, ADKL, dan juga PTL juga demikian, semoga dimasa mendatang akan akan makin menyatu dan pencapaian programnyapun jelas tepat sasaran, sesuai dengan VISI dan MISI.